Должностная инструкция офис менеджера образец. Офис-менеджер - кто это? Должностные обязанности офис-менеджера

Оставьте комментарий 6,950

Должностная инструкция офис-менеджера создается работодателем для упорядочения трудовых взаимоотношений. Документ содержит требования к квалификации сотрудника, порядок назначения, освобождения его от должности, функциональные обязанности, права, ответственность работника.

1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.

2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.

3. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года, знания делопроизводства, навыки обращения с пакетами прикладных программ, оргтехникой.

4. В период отсутствия офис-менеджера права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.

5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
законодательством РФ;
данной должностной инструкцией;
приказами и распоряжениями руководства.

6. Офис-менеджер должен знать:

гражданское, трудовое право РФ;
порядок заключения договоров;
правила оформления документации;
нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
отчетные документы, принятые в учреждении;
нормы делового общения и этикета.

ІІ. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.

2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.

3. Реализует документооборот организации. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов.

4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.

5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.

6. Вносит информацию в базу данных.

7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.

8. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.

9. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.

10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.

11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.

12. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.

13. Принимает посетителей.

14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.

15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.

ІІІ. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.

3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

4. Выдвигать требования к руководству о создании условий для исполнения своих полномочий, сохранности материальных ценностей, документов.

5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

6. Направлять рационализаторские предложения для совершенствования деятельности учреждения и собственной работы.

7. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность за:

1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.

3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение норм делового общения и этикета.

8. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

9. Предоставление заведомо недостоверной информации.

Должностные инструкции

Должностная инструкция офис-менеджера

Открыть в формате WORD

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Уставом Компании;

Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

Положениями об отделах Компании;

Приказами руководства;

Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

Настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

— организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

— положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

— функции и задачи подразделений Компании;

— функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

— свои функциональные обязанности и права;

— свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2. Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

— приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

— фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

— работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

— работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

— организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

— работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

— ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

— оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

— по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

— по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

— формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3. Координирует и контролирует работу:

— водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

— курьеров;

— уборщицы.

Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

— добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

— качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

— поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

— эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

— соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

— не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

4. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт: /______________/

«__» _________200

Начальник отдела кадров: /______________/

«__» _________200

Главная / Должностные инструкции

Должностная инструкция офис-менеджера

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера (.doc, 90КБ)

I. Общие положения

Офис-менеджер относится к категории руководителей.
Офис-менеджер должен знать:

2.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
2.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.

Методы стратегического и тактического планирования.

2.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
2.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
2.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
2.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
2.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
2.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
2.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
2.11.Принципы организации снабжения офиса.
2.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
2.13. Основы бухгалтерского учета.
2.14. Деловой этикет.
2.15. Иностранный язык.
2.16. Техническое оснащение офиса.
2.17. Правила пользования оргтехникой.
2.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
2.19. Основы трудового законодательства.
2.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________.

На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Офис-менеджер:

Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
Организует:
встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Образец типовой должностной инструкции офис-менеджера

І. Общие положения

1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.

2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.

5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
законодательством РФ;
данной должностной инструкцией;
приказами и распоряжениями руководства.

6. Офис-менеджер должен знать:

гражданское, трудовое право РФ;
порядок заключения договоров;
правила оформления документации;
нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
отчетные документы, принятые в учреждении;
нормы делового общения и этикета.

ІІ. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.

2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.

4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.

5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.

6. Вносит информацию в базу данных.

7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.

11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.

13. Принимает посетителей.

14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.

15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.

ІІІ. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.

3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.

5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

ІV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность за:

1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.

2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.

3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение норм делового общения и этикета.

9. Предоставление заведомо недостоверной информации.

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и « » как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам. Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности. В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

в Москве – 15-22 тыс. рублей;
в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

Знать порядок заключения и расторжения договоров;
Владеть основами оформления офисной документации;
Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
Обладать навыками скоростного набора текста;
Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
Отслеживать и вести учет входящих звонков;
Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
Соблюдать положения должностной инструкции;
Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
, вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
Нарушение правил пожарной безопасности;
Несоблюдение техники безопасности;
Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

На чтение 10 мин. Просмотров 122 Опубликовано 11.11.2018

Каждая крупная компания нуждается в специалистах, которые возьмут на себя функции внутреннего управления. Такие работники занимаются оформлением первичных документов и решают важные организационные вопросы. Как правило, данная задача возлагается на офис-менеджера, который исполняет не только свои профессиональные обязательства, но и обязанности секретаря. Важно отметить, что данным работником может руководить лишь генеральный директор компании. Лицо, занимающее данный пост, осуществляет прием кандидатов на эту должность. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как составляется должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании

Офис-менеджер: суть профессии

Должность офис-менеджера включает в себя функции «правой руки» руководства компании и главного администратора . Человек, занимающий этот пост, относится к руководящему звену и обязан обеспечивать бесперебойную работу предприятия. Лица, желающие получить эту должность, должны ответственно подойти к своим должностным обязанностям, сконцентрировавшись на главных функциях работы компании. Как уже было сказано выше, офис-менеджер является своеобразным заместителем гендиректора, который занимается решением всех организационных вопросов. Это означает, что для зачисления претендента на вакансию в штат компании, руководству фирмы необходимо подготовить соответствующий акт. Право на принятие нового работника на эту должность имеется лишь у генерального директора.

Получить этот пост может только специалист, имеющий профессиональное среднее образование. Однако, многие компании желают видеть на этой должности специалистов, имеющих не только высшее образование, но и профессиональный опыт деятельности в данной сфере. Офис-менеджер является связывающим звеном между простыми работниками и руководством фирмы. В его обязанности входит полный контроль внутренней деятельности компании и организация различных мероприятий.

В чем разница между офис-менеджером и секретарем

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что должность офис-менеджера полностью аналогична позиции секретаря. Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций. По мнению специалистов, работники, занимающие этот пост, должны решать значительно большее количество организационных вопросов, чем рядовой секретарь. Важно отметить, что содержание должностных инструкций офис-менеджера зависит от направления деятельности фирмы. Это означает, что в некоторых сферах, данная должностная позиция полностью отличается от должности секретаря.

Многие специалисты отмечают, что офисные менеджеры занимают более высокую ступень на карьерной лестнице. Это мнение подтверждается более широким спектром профессиональных обязательств. Также данные работники имеют более высокий заработок в сравнении с секретарем. Достойная оплата сопровождается жесткими требованиями к кандидатам на этот пост. В крупных фирмах, в состав которых входит несколько разных отделов, в обязанность офис-менеджера входит координация работы секретарей. В небольших компаниях, где отсутствует кадровая служба, офис-менеджер занимается отбором кандидатов на имеющиеся вакансии или проводит конкурсный отбор претендентов. Нередко этому работнику вверяется обязанность по обучению новичков.

Особенности профессии

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рассматриваемая профессия обладает неповторимой спецификой. Ниже мы предлагаем обсудить основные особенности данной специальности.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией

Рабочее место офис-менеджера

Перед сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм. Это означает, что в каждом крупном предприятии должна быть предусмотрена позиция офис-менеджера. Сотрудник, занимающий этот пост, обязан координировать деятельность всего офиса. Основываясь на этом утверждении можно сделать вывод, что специалисты, представляющие эту профессию, весьма востребованы на трудовом рынке.

В штат крупных холдингов входит несколько офис-менеджеров, каждый из которых курирует работу определенного подразделения или филиала. От грамотности специалистов зависит функциональность компании и скорость решения всех вопросов, связанных с деятельностью офиса.

Средняя зарплата

Как мы уже отмечали выше, специалисты, представляющие это направление профессиональной деятельности, имеют высокую востребованность. По словам экспертов, в данной сфере имеется высокий уровень конкуренции. Согласно статистическим данным, уровень конкуренции равен шести претендентам на одну свободную должность. Столь высокая конкуренция объясняется высокой заработной платой.

Зарплата новичков в этой сфере составляет более двадцати тысяч рублей. Рассчитывать на данную сумму могут лишь жители столицы. В остальных регионах, заработная плата варьируется от восьми до пятнадцати тысяч рублей. Специалисты, имеющие профессиональный опыт и трудовой стаж, могут рассчитывать на более высокий заработок. В Москве, опытные менеджеры зарабатывают не менее тридцати тысяч рублей. В остальных городах России, заработок работников, занимающих этот пост, варьируется от пятнадцати до двадцати пяти тысяч рублей.
Труд работников с высшим образованием оценивается значительно выше. Многие компании предлагают претендентам на свободную должность оплату в размере более шестидесяти тысяч рублей.

Необходимые личностные качества

Рассмотрев ключевые функции офис-менеджера и вопрос, связанный с оплатой труда, необходимо перейти к разговору о личных качествах, необходимых для получения этой должности. Следует заранее отметить, что каждый бизнесмен предъявляет собственные требования к персоналу . Однако существует общий перечень личностных качеств, которые помогут получить желаемую должность.

К таким качествам относятся коммуникабельность, организованность и усидчивость. Работа с документами требует умения концентрировать внимание на мелочах и высокого уровня ответственности. Для того чтобы контролировать работу офисных работников, недостаточно обладать устойчивостью к стрессу. Помимо данного качества, потребуются развитая эрудиция, собранность и самодисциплина. Офис-менеджер должен обладать креативным мышлением и своевременно исполнять все распоряжения руководства. Занять место лидера в коллективе, можно лишь грамотно общаясь с подчиненными, проявляя доброжелательность.

Наличие всех вышеперечисленных качеств значительно увеличивает шансы на получение высокооплачиваемой работы.

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые необязательны к применению, но при этом широко распространены

Важные профессиональные навыки

Важно отметить, что всех вышеперечисленных личных качеств недостаточно для того, чтобы гарантированно получить работу. Многие работодатели уделяют повышенное внимание наличию профессиональных навыков у претендентов. Человек, желающий занять рассматриваемый пост, должен знать базовые принципы бухгалтерского учета и делопроизводства . Данному работнику предстоит заключать контракты с потенциальными контрагентами и вести первичную документацию. Знание офисных программ является одним из несомненных плюсов для претендента на вакансию. Помимо этого, необходимо обладать навыками работы с офисной техникой.

Специалист, желающий получить должность офис-менеджера, должен знать не только о правилах делового этикета, но и все действующие санитарные нормы, правила охраны трудовой деятельности и противопожарной безопасности. Для управления «жизнью» офиса потребуются следующие профессиональные навыки:

Знания правил проведения конкурсных мероприятий с целью выбора лучшего претендента из всех заявок от людей, желающих занять пустующее рабочее место.
Знания базовых правил психологии, направленных на эффективное взаимодействие с трудовым коллективом.
Умение использовать различные мотивирующие приемы с целью увеличения результативности труда работников.
Умение разрабатывать и внедрять планы оптимизации работы офиса.

Помимо всего вышеперечисленного, данный сотрудник должен уметь самостоятельно решать важные организационные вопросы и отвечать за собственные действия.

Офис-менеджер: должностные обязанности

Должностные обязанности офис-менеджера могут различаться в зависимости от области, в которой работает компания. Однако существует ряд общих обязательств, которые должны выполнять данные сотрудники. Как правило, в набор функций офис-менеджера входит закупка всех расходных материалов, необходимых для полноценной работы сотрудников офиса. Наряду с этим, работник должен осуществлять контроль над исправностью всей техники, находящейся в распоряжении офиса. В случае возникновения поломки компьютеров и других приборов, работник должен своевременно обратиться в техническую службу.

Помимо контроля над работой офиса, менеджеру необходимо вести документооборот. Как правило, все входящие документы обрабатываются специалистом и перенаправляют в структурные отделы. Многие эксперты в этой сфере рекомендуют новичкам несколько раз в течение дня проверять корпоративную почту. Работая с корреспонденцией, следует осуществлять выборку писем и входящих документов, которые могут вызвать интерес у руководства компании. Помимо работы с корреспонденцией, менеджер должен отвечать на входящие звонки и принимать посетителей компании. Выполняя подобные функции очень важно соблюдать корпоративную этику и придерживаться правил делового общения.

Выше мы уже отмечали, что офис-менеджер является одним из заместителей руководства компании. В обязанности данного сотрудника входят подготовительные работы к проведению различных мероприятий. Говоря простым языком, менеджер должен подготовить не только все необходимые канцелярские принадлежности и раздаточные материалы, но и оформить письменные уведомления с приглашением на встречу или собрание. Именно сотрудникам, занимающим рассматриваемую должность, поручается составление протоколов и других документов, связанных с вышеописанными мероприятиями.

Должностная инструкция позволяет ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью

Помимо подготовки первичных документов и полной координации документооборота, менеджеру необходимо следить за тем, чтобы остальные работники компании выполняли распоряжения администрации. Как правило, многим менеджерам предоставляется право самостоятельно искать пути решения всех офисных вопросов и задач. Одной из важных функций специалиста является контроль работы всех сотрудников, работающих в офисе. В случае выявления факта нарушения трудовой дисциплины, специалист должен составить докладную записку, которая будет передана руководству. С целью контроля работы офисных сотрудников подготавливаются различные учетные документы, сметы и ведомости. В небольших компаниях, менеджеры ведут учет времени, отработанного тружениками офиса. На основе этих сведений подготавливаются расчеты величины зарплаты работников.

Ведение деловой переписки является одной из важных обязанностей менеджера. Во время этого процесса следует соблюдать все правила делового этикета. Сотрудник, занимающий руководящую должность, обязан заниматься решением конфликтов и спорных ситуаций, возникающих внутри коллектива. Руководство компании обязано знать об обстановке внутри офиса. Именно поэтому работнику очень важно грамотно предоставлять всю информацию о работе офиса администрации фирмы.

Основываясь на всем вышеперечисленном можно сделать вывод, что офис-менеджер обязан контролировать все внутренние процессы, дисциплину и исполнение правил внутреннего устава компании. При выполнении своих функций, работник должен придерживаться действующих законов и регламентов. В случае отсутствия сотрудника на его рабочем месте, все вышеописанные функции возлагаются на его заместителя. Кандидатура лица на должность заместителя должна быть согласована с руководством и утверждена соответствующим распоряжением.

Налагаемая ответственность

Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе. При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора. Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание. Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.
Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
Нормы делового этикета.
Использовали ложные сведения ради личной выгоды.

Перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным

Выводы (+ видео)

В рамках данной статьи мы рассмотрели обязанности офис-менеджера для резюме. Сотрудники, соответствующие всем критериям, предъявляемым к соискателям этой должности, могут рассчитывать на получение престижной и высокооплачиваемой работы. Во время исполнения своих трудовых обязательств, менеджер должен в обязательном порядке придерживаться правил, изложенных в должностной инструкции. Тщательное изучение этого документа позволит минимизировать риск допущения ошибок, которые могут повлечь за собой негативные последствия для целого офиса.

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.

Должностная инструкция офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.